Trong xu thế phát triển và hội nhập của nền kinh tế nước ta hiện nay, lãnh đạo các doanh nghiệp ngày càng cần có hiểu biết rộng và sâu về nhiều lĩnh vực. Việc sử dụng Thư ký, Trợ lý để giúp việc cho lãnh đạo ngày càng phổ biến. Thư ký đòi hỏi khả năng làm việc độc lập khá cao. Đôi khi, họ có thể sẽ thay mặt Giám đốc để giao dịch, thương thảo với các đối tác. Do vậy, khả năng nghe, hiểu, viết, nói và đọc gãy gọn cũng là điều hết sức cần thiết. Trong đàm phán, người Thư ký giỏi còn đóng vai trò như một Trợ lý, lúc này năng lực tính toán và khả năng suy đoán luôn được đề cao. Ngoài ra, ngoại hình cũng là yếu tố cần được xem xét bởi Thư ký (đặc biệt là Thư ký riêng) là người thường xuất hiện bên cạnh nhà quản lý cấp cao trong các buổi gặp gỡ, đàm phán, ký kết hợp đồng. Thư ký cũng là người phân phối thông tin và truyền đạt công việc từ cấp trên đến các bộ phận, do đó người Thư ký cần có năng lực xây dựng quan hệ, phối hợp tốt với mọi cấp với cấp trên, với cấp dưới, với khách hàng và khách đến giao tiếp với doanh nghiệp, đi kèm theo đó là tính tình vui vẻ hòa nhã, khôi hài đúng lúc trong giao tiếp, ứng xử. MỤC TIÊU KHÓA HỌC - Giúp các học viên sử dụng thành thạo các công cụ tin học văn phòng để thực hiện công việc hành chính trong doanh nghiệp. - Đảm nhận tốt công tác văn phòng trong doanh nghiệp. - Có kiến thức căn bản về quản trị hành chính, kỹ năng chăm sóc và giao tiếp với khách hàng. - Hoàn thiện các kỹ năng cần thiết của một thư ký văn phòng chuyên nghiệp: công tác văn thư lưu trữ, lập kế hoạch, tổ chức sắp xếp thời gian, công việc cho lãnh đạo… PHƯƠNG PHÁP ĐÀO TẠO - Bài thuyết trình ngắn của giảng viên. - Bài tập cá nhân. - Đóng vai. - Thảo luận nhóm. - Nghiên cứu tình huống. ĐỐI TƯỢNG THAM DỰ - Cán bộ, chuyên viên phòng hành chính quản trị, văn phòng, văn thư. - Trợ lý, thư ký lãnh đạo các phòng ban. THỜI LƯỢNG CỦA CHƯƠNG TRÌNH Khoá học được tổ chức trong 04 buổi tối NỘI DUNG CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO Phần 1: Tổng quan về công tác văn phòng và nghiệp vụ thư ký chuyên nghiệp - Chức năng của văn phòng. - Chức năng của người thư ký. - Quyền hạn và nhiệm vụ. - Nhóm chức năng liên quan đến văn bản đi - đến. -  Nhóm chức năng thuộc việc - Kỹ năng cần thiết đối với người thư ký. Phần 2: Kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính và thư từ giao dịch - Những yêu cầu về thể thức. - Những yêu cầu về hành văn. - Soạn thảo một số loại văn bản thông dụng (Quyết định; Báo cáo; Biên bản; Tờ trình; Công thư…). - Thư từ giao dịch. Phần 3: Quản lý hồ sơ văn bản                     - Những vấn đề cơ bản của công tác văn thư. - Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản. - Nguyên tắc chung. - Tổ chức, xử lý văn bản. - Giải quyết và quản lý văn bản đến, văn bản đi, văn bản nội bộ và văn bản mật. - Cách thức xử lý văn bản, thư từ giao dịch. - Phân biệt thư từ, văn bản gốc, văn bản thường… Phần 4: Kỹ năng lập kế hoạch và quản lý công việc - Kỹ năng lập kế hoạch và xây dựng lịch làm việc cho sếp. - Quản lý chương trình công tác và kế hoạch hoạt động của cơ quan. - Tổ chức hội nghị . - Tổ chức các chuyến đi công tác cho lãnh đạo. Phần 5: Nghi thức lễ tân, giao tiếp chuyên nghiệp - Nghi thức xã giao công sở. - Trang phục. - Các công cụ giao tiếp phi ngôn ngữ khác. - Văn hóa giao tiếp qua điện thoại. - Nghi thức lời nói công vụ.